Бизнесийн имэйл (домэйн имэйл)

Бизнесийн имэйлийг яаж үүсгэх вэ?

Бизнесийн имэйл нь имэйлийн үйлчилгээнд бүртгүүлээд, тэр үйлчилгээний хэлж өгсөн имэйлийн бичлэгийг (MX) домэйны DNS-д оруулахад үүснэ. Домэйны эзэмшлийг баталгаажуулах алхам болон спамаас хамгаалах тохиргоог хийхэд анхны тохиргоо дуусна.

Анх нэг удаа зөв хийчихвэл дараа нь энгийн имэйл шиг утасны апп эсвэл компьютерээсээ ашиглахад болно. Ажилтан нэмэх, хаяг нэмэгдүүлэх зэргийг ч үйлчилгээний удирдлагын хуудаснаас хийж болно.

Хувийн имэйлээр холбогддог байсан харилцагч эсвэл үйлчлүүлэгч байгаа бол бизнесийн имэйл үүсгэсний дараа хувийн имэйлээ шууд бүү хаагаарай. Хэсэг хугацаанд хувийн имэйлд ирсэн захидалд хариу бичихдээ шинэ хаягаа мэдэгдэж, аажмаар шилжвэл холбоо тасрахгүй.

1. 01Ашиглах имэйлийн үйлчилгээгээ сонгоод, өөрийн нэр дээрх админ бүртгэлээр бүртгүүлнэ.
2. 02Үйлчилгээний хэлж өгсөн баталгаажуулах бичлэгийг (TXT) DNS-д оруулж домэйны эзэн гэдгээ баталгаажуулна.
3. 03Имэйлийн бичлэгийг (MX) оруулаад, өмнө нь ашиглаж байсан бусад MX бичлэгийг цэгцэлнэ.
4. 04Спам хавтас руу бага орохын тулд SPF, DKIM бичлэг нэмнэ.
5. 05hello@, reservation@ гэх мэт ашиглах хаягуудаа үүсгэнэ.
6. 06Naver, Gmail зэрэг өөр имэйлтэй харилцан илгээж, хүлээн авч үзээд спам хавтас руу орохгүй байгаа эсэхийг шалгана.
7. 07Утасныхаа имэйлийн апп-д холбож, мэдэгдэл ирж байгаа эсэхийг шалгана.

Бизнесийн имэйлийн аль үйлчилгээг сонгох вэ?

Ашиглах хүний тоо, байнга хэрэглэдэг хэрэгсэл, шаардлагатай функцээр нь сонгоно. Жишээ нь Google Workspace нь Gmail, Google Drive-д дассан бизнест, Naver Works нь Naver имэйлтэй төстэй дэлгэц тохиромжтой санагддаг бизнест сайн тохирно.

Ихэнх нь хэрэглэгч (бүртгэл) нэг бүрээс сар бүр төлбөр авдаг бөгөөд үнэгүй хүрээ, үнэ нь байнга өөрчлөгддөг. Бүртгүүлэхээсээ өмнө одоогийн үнийн хүснэгт, хадгалах багтаамжийг өөрөө шалгаарай.

Ганцаараа ажиллуулдаг урлан шиг зөвхөн имэйл хүлээн авахад л хангалттай газар бол бизнесийн хаягт ирсэн имэйлийг хувийн имэйл рүү дамжуулдаг "дамжуулах" аргаар хөнгөхөн эхэлж ч болно. Гэхдээ хариу илгээхэд хувийн хаяг харагдаж болох тул харилцагчидтайгаа байнга имэйл солилцдог бол албан ёсны имэйлийн үйлчилгээ дээр.

Аль үйлчилгээг сонгосон ч админ бүртгэлдээ 2 шатлалт баталгаажуулалтыг заавал асаагаарай. Бизнесийн имэйл бүртгэлийг бусад эзэмшчихвэл харилцагч эсвэл үйлчлүүлэгчид хуурамч төлбөрийн мэдэгдлийн имэйл илгээгдэх гэх мэтээр хохирол бизнесийн гадна тархаж болно.

Бизнесийн имэйл яагаад спам хавтас руу ордог вэ?

Хүлээн авагч талын имэйлийн үйлчилгээ "энэ имэйлийг үнэхээр тэр бизнес илгээсэн" гэх нотолгоог олж чадахгүй бол спам хавтас руу илгээдэг. Тэр нотолгоог DNS-д бичиж өгдөг тохиргоо нь SPF, DKIM, DMARC юм.

SPF бол "манай бизнесийн имэйлийг зөвхөн энэ серверээс илгээдэг" гэсэн жагсаалт, DKIM бол имэйл бүрт хавсаргадаг цахим гарын үсэг юм. DMARC нь энэ хоёрыг давж чадаагүй имэйлийг хэрхэн боловсруулахыг тогтоосон дүрэм.

Google нь Gmail рүү имэйл илгээдэг бүх илгээгчээс SPF эсвэл DKIM-ийн дор хаяж нэгийг шаарддаг бөгөөд өдөрт 5,000-аас олон имэйл илгээдэг илгээгчээс гурвууланг нь шаарддаг. Жижиг бизнес ч SPF, DKIM-ийг эхнээсээ оруулах нь найдвартай.

Тохиргоо зөв хийгдсэн эсэхийг өөрийн илгээсэн имэйлийг Gmail бүртгэлээр хүлээн аваад "Эх хувийг харах" дээр дарж шалгаж болно. SPF, DKIM зүйлийн хажууд "PASS" гэж гарвал хэвийн. Хэцүү бол гүйцэтгэгчээсээ энэ дэлгэцийн зургийг авч үзүүлэхийг хүсэж болно.

Вэбсайтын лавлагааны мэдэгдлийн имэйл яагаад ирэхгүй байна вэ?

Ихэнхдээ мэдэгдэл илгээж буй тал нь "бизнесийн имэйлийн сервер биш газар" учраас хүлээн авагч тал спам гэж шүүчихдэгтэй холбоотой. Вэбсайтын лавлагааны маягт ихэвчлэн вэбсайтын сервер эсвэл имэйл илгээх үйлчилгээгээр дамжуулан имэйл илгээдэг бөгөөд энэ илгээгч SPF жагсаалтад байхгүй бол сэжиглэгдэх нь амархан.

Тиймээс лавлагааны маягт залгахдаа мэдэгдлийн имэйлийг хаанаас илгээж байгааг шалгаж, шаардлагатай бол тэр илгээгчийг SPF бичлэгт хамт оруулах хэрэгтэй. Нээхээсээ өмнө өөрөө хэд хэдэн удаа лавлагаа илгээж үзээд ирсэн имэйлийн хавтас, спам хавтас хоёуланг нь шалгаарай.

Цаг захиалга эсвэл лавлагаа алдвал шууд үйлчлүүлэгчээ алддаг үсчин, эмнэлэг зэрэг салбарын хувьд ганцхан имэйлд найдалгүйгээр мессеж эсвэл мессенжерийн мэдэгдлийг хамт хүлээн авах аргыг ч гүйцэтгэгчтэйгээ зөвлөлдөөрэй.

Үүргийн хаяг, хувийн хаягийг яаж салгах вэ?

Үйлчлүүлэгчдэд мэдэгдэх хаягийг үүргийн хаяг, ажилтнуудын ашиглах хаягийг хувийн хаяг болгон салгавал удирдахад хялбар. Үүргийн хаяг гэдэг нь info@, reservation@ гэх мэт хийдэг ажлаа нэр болгосон хаяг юм.

Үүргийн хаягт заавал тусдаа бүртгэл үүсгэхгүйгээр үйлчилгээний "alias (нэмэлт нэр)" эсвэл "бүлэг" функцээр олон хүн хамт хүлээн авдаг болгож болно. Жишээ нь үсчин бол reservation@-д ирсэн имэйлийг эзэн болон менежер хамт хүлээн авдаг болгочихвол нэг хүн нь амралтын өдөртэй байсан ч цаг захиалгын имэйл алдагдахгүй.

Ажилтан ажлаас гарвал хувийн бүртгэлийг нь шууд түдгэлзүүлж, хэрэгтэй имэйлүүдийг өөрийн бүртгэл рүү шилжүүлж аваарай. Админ бүртгэл эхнээсээ танд байж байж ийм цэгцлэлийг өөрөө хийж чадна.

Бизнесийн имэйл үүсгэхдээ ихэвчлэн ямар алдаа гаргадаг вэ?

Хамгийн түгээмэл алдаа бол админ бүртгэлийг гүйцэтгэгч эсвэл ажилтны нэр дээр үүсгэх явдал. Имэйлд харилцагчийн мэдээлэл, үйлчлүүлэгчийн холбоо барих мэдээлэл хуримтлагддаг тул админыг заавал та өөрөө хариуцах ёстой.

Вэбсайтын гүйцэтгэгчээ солихдоо нэрийн серверээ шилжүүлэх үед имэйлийн бичлэгийг орхигдуулах алдаа ч олон. Гүйцэтгэгчид даатгах бол доорх зүйлсийг урьдчилан асуугаарай.

Нэг имэйл бүртгэлийн нууц үгийг олон ажилтан хамт ашиглахаас ч зайлсхийх хэрэгтэй. Хэн ямар имэйл илгээснийг мэдэх боломжгүй бөгөөд нэг хүн ажлаас гарах бүрт нууц үгээ сольж бүгдэд дахин мэдэгдэх шаардлагатай болно. Хүн бүрт бүртгэл өгөх эсвэл бүлгийн хаяг ашиглах нь цэвэрхэн.

• Имэйлийн үйлчилгээний админ бүртгэл хэний нэр дээр байх вэ?
• MX, SPF, DKIM бичлэгүүдийг бүгдийг нь оруулж өгөх үү?
• Вэбсайтын лавлагааны маягтын мэдэгдлийг ч энэ хаяг руу ирдэг болгож өгөх үү?
• Дараа нь нэрийн серверээ шилжүүлэхэд имэйлийн бичлэгийг ч хамт шилжүүлж өгөх үү?