Email usaha (email domain)

Bagaimana cara membuat email usaha?

Email usaha dibuat dengan mendaftar ke layanan email, lalu memasukkan record email (MX) dari layanan itu ke DNS domain. Pengaturan awal selesai setelah tahap verifikasi kepemilikan domain dan pengaturan antispam.

Cukup diatur dengan benar sekali di awal, setelah itu bisa dipakai seperti email biasa di aplikasi ponsel atau komputer. Menambah karyawan atau alamat juga bisa dilakukan di panel admin layanan.

Jika ada mitra atau pelanggan yang selama ini berkomunikasi lewat email pribadi, jangan langsung menutup email pribadi setelah email usaha dibuat. Untuk sementara, balas pesan yang masuk ke email pribadi sambil memberi tahu alamat baru, dan pindahkan perlahan agar komunikasi tidak terputus.

1. 01Tentukan layanan email yang akan dipakai, lalu daftar dengan akun admin atas nama Anda.
2. 02Masukkan record verifikasi (TXT) dari layanan itu ke DNS untuk membuktikan Anda pemilik domain.
3. 03Masukkan record email (MX), dan rapikan record MX lain yang dulu dipakai.
4. 04Tambahkan record SPF · DKIM agar email tidak mudah masuk ke folder spam.
5. 05Buat alamat yang akan dipakai, seperti hello@ · reservation@.
6. 06Coba kirim dan terima email dengan layanan lain seperti Naver · Gmail, lalu pastikan tidak masuk ke folder spam.
7. 07Hubungkan ke aplikasi email di ponsel dan pastikan notifikasinya masuk.

Layanan email usaha mana yang sebaiknya dipilih?

Pilih berdasarkan jumlah pengguna, alat yang biasa dipakai, dan fitur yang dibutuhkan. Misalnya, Google Workspace cocok untuk usaha yang terbiasa dengan Gmail · Google Drive, sedangkan Naver Works cocok untuk usaha yang nyaman dengan tampilan mirip Naver Mail.

Kebanyakan layanan mengenakan biaya bulanan per pengguna (akun), dan cakupan gratis serta tarifnya sering berubah. Sebelum mendaftar, cek sendiri daftar harga dan kapasitas penyimpanan saat ini.

Untuk tempat yang cukup menerima email saja, seperti studio kerajinan yang dijalankan sendiri, Anda bisa mulai dengan ringan memakai cara ‘penerusan’, yaitu meneruskan email yang masuk ke alamat usaha ke email pribadi. Hanya saja, saat membalas, alamat pribadi bisa terlihat, jadi jika sering berkirim email dengan mitra, layanan email resmi lebih baik.

Layanan apa pun yang dipilih, pastikan verifikasi 2 langkah aktif di akun admin. Jika akun email usaha diambil alih orang lain, kerugiannya bisa meluas ke luar usaha Anda, misalnya email instruksi transfer palsu terkirim ke mitra atau pelanggan.

Kenapa email usaha masuk ke folder spam?

Jika layanan email penerima tidak menemukan bukti bahwa ‘email ini benar-benar dikirim dari usaha itu’, email dimasukkan ke folder spam. Pengaturan untuk menuliskan bukti itu di DNS adalah SPF · DKIM · DMARC.

SPF adalah daftar ‘email usaha kami hanya dikirim dari server ini’, dan DKIM adalah tanda tangan elektronik yang dipasang di tiap email. DMARC adalah aturan tentang bagaimana menangani email yang tidak lolos keduanya.

Google mewajibkan setidaknya salah satu dari SPF atau DKIM bagi semua pengirim email ke Gmail, dan mewajibkan ketiganya bagi pengirim yang mengirim lebih dari 5.000 email per hari. Bagi usaha kecil pun, lebih aman memasang SPF dan DKIM sejak awal.

Untuk mengecek apakah pengaturannya benar, terima email yang Anda kirim di akun Gmail lalu klik ‘Tampilkan asli’. Jika di samping item SPF · DKIM tertulis ‘PASS’, berarti normal. Jika sulit, minta vendor menangkap layar ini dan menunjukkannya kepada Anda.

Kenapa email notifikasi pertanyaan dari situs web tidak masuk?

Biasanya karena pengirim notifikasi ‘bukan server email usaha’, sehingga penerima menyaringnya sebagai spam. Formulir pertanyaan situs web umumnya dikirim oleh server situs web atau layanan pengiriman email atas nama Anda, dan jika pengirim ini tidak ada di daftar SPF, email mudah dicurigai.

Karena itu, saat memasang formulir pertanyaan, cek dari mana email notifikasi dikirim, dan jika perlu tambahkan pengirim itu ke record SPF. Sebelum rilis, coba kirim pertanyaan sendiri beberapa kali dan cek kotak masuk maupun folder spam.

Untuk jenis usaha yang langsung kehilangan pelanggan jika melewatkan reservasi atau pertanyaan, seperti salon · klinik, diskusikan juga dengan vendor cara menerima notifikasi lewat SMS atau messenger, alih-alih hanya mengandalkan email.

Bagaimana membagi alamat berbasis peran dan alamat pribadi?

Pengelolaan lebih mudah jika alamat yang diberikan ke pelanggan adalah alamat berbasis peran, dan alamat yang dipakai karyawan adalah alamat pribadi. Alamat berbasis peran adalah alamat yang dinamai sesuai tugasnya, seperti info@ · reservation@.

Alamat berbasis peran tidak harus dibuat sebagai akun terpisah; dengan fitur ‘alias’ atau ‘grup’ di layanan, beberapa orang bisa menerimanya bersama. Misalnya di salon, jika email ke reservation@ diterima bersama oleh pemilik dan manajer, email reservasi tidak terlewat meski salah satunya sedang libur.

Jika karyawan berhenti, segera nonaktifkan akun pribadinya, dan pindahkan email yang dibutuhkan ke akun Anda. Akun admin harus Anda pegang sejak awal agar Anda bisa melakukan penataan seperti ini sendiri.

Apa kesalahan umum saat membuat email usaha?

Kesalahan paling umum adalah membuat akun admin atas nama pembuat situs atau karyawan. Email menyimpan data mitra dan kontak pelanggan, jadi admin wajib dipegang oleh Anda sendiri.

Kesalahan lain yang sering terjadi adalah melewatkan record email saat memindahkan name server ketika berganti vendor situs web. Jika Anda menyerahkannya ke vendor, tanyakan hal-hal di bawah ini lebih dulu.

Kata sandi satu akun email yang dipakai bersama oleh banyak karyawan juga harus dihindari. Tidak ketahuan siapa mengirim email apa, dan setiap kali ada yang berhenti, kata sandi harus diganti dan diberitahukan lagi ke semua orang. Memberi akun per orang atau memakai alamat grup lebih rapi.

• Akun admin layanan email atas nama siapa?
• Apakah record MX · SPF · DKIM dipasang semuanya?
• Apakah notifikasi formulir pertanyaan situs web juga diarahkan ke alamat ini?
• Saat nanti name server dipindah, apakah record email ikut dipindahkan?