お店のメールアドレス（独自ドメインメール）

お店のメールアドレス（独自ドメインメール）はどうやって作る？

お店のメールアドレスは、メールサービスに登録したうえで、そのサービスから案内されるメールのレコード（MX）をドメインのDNSに入れれば作れます。ドメインの所有を確認する手順と迷惑メール対策の設定まで済ませれば、初期設定は完了です。

最初に一度きちんと設定しておけば、その後はふつうのメールと同じように、スマホのアプリやパソコンで使えます。スタッフの追加やアドレスを増やすことも、サービスの管理画面からできます。

個人のメールで連絡を取っていた取引先やお客様がいるなら、お店のメールを作ってもすぐに個人のメールを閉じないでください。しばらくは個人のメールに届いた連絡に返信しながら新しいアドレスを伝え、少しずつ移行するほうが、連絡が途切れません。

1. 01使うメールサービスを決め、オーナー様名義の管理者アカウントで登録します。
2. 02サービスから案内される確認用レコード（TXT）をDNSに入れ、ドメインの所有者であることを確認します。
3. 03メールのレコード（MX）を入れ、以前使っていた別のMXレコードは整理します。
4. 04迷惑メールフォルダに入りにくくなるよう、SPF・DKIMのレコードを追加します。
5. 05hello@・reservation@のように、使うアドレスを作ります。
6. 06ネイバー・Gmailなどほかのメールとやり取りしてみて、迷惑メールフォルダに入らないか確認します。
7. 07スマホのメールアプリに接続し、通知が届くか確認します。

お店のメールサービスはどう選べばいい？

使う人数、普段使っているツール、必要な機能を基準に選びます。たとえばGoogle WorkspaceはGmail・Googleドライブに慣れているお店に、NAVER WORKSはネイバーメールに似た画面が使いやすいお店に向いています。

ほとんどはユーザー（アカウント）1人あたりの月額料金制で、無料の範囲や料金はよく変わります。登録前に、最新の料金表と保存容量をご自身で確認してください。

ひとりで営む工房のように、メールを受け取るだけでいいなら、お店のアドレス宛てのメールを個人のメールに回す「転送」方式で手軽に始めることもできます。ただし、返信するときに個人のアドレスが見えてしまうことがあるので、取引先とメールのやり取りが多いなら、正式なメールサービスのほうがよいでしょう。

どのサービスを選んでも、管理者アカウントでは2段階認証を必ずオンにしてください。お店のメールアカウントが乗っ取られると、取引先やお客様に偽の振込案内メールが送られるなど、被害がお店の外にまで広がるおそれがあります。

お店のメールが迷惑メールフォルダに入ってしまうのはなぜ？

受け取る側のメールサービスが「このメールは本当にそのお店から送られたものだ」という証拠を見つけられないと、迷惑メールフォルダに振り分けます。その証拠をDNSに書いておく設定がSPF・DKIM・DMARCです。

SPFは「うちのお店のメールはこのサーバーからしか送らない」という名簿で、DKIMはメールごとに付ける電子署名です。DMARCは、この2つを通過できなかったメールをどう扱うかを決めておくルールです。

Googleは、Gmail宛てにメールを送るすべての送信者にSPFかDKIMの少なくとも1つを求め、1日5,000通を超えて送る送信者には3つすべてを求めています。小さなお店でも、SPFとDKIMは最初から入れておくほうが安全です。

設定が正しくできているかは、自分が送ったメールをGmailのアカウントで受け取り、「メッセージのソースを表示」を押せば確認できます。SPF・DKIMの項目の横に「PASS」と表示されていれば正常です。難しければ、制作会社にこの画面をスクリーンショットで見せてもらうよう頼んでもかまいません。

ホームページのお問い合わせ通知メールが届かないのはなぜ？

たいていは、通知を送る側が「お店のメールサーバーではない場所」なので、受け取る側で迷惑メールとしてはじかれてしまうからです。ホームページのお問い合わせフォームは、ふつうホームページのサーバーやメール配信サービスが代わりにメールを送りますが、この送信元がSPFの名簿に入っていないと疑われやすくなります。

そのため、お問い合わせフォームを付けるときは、通知メールがどこから送られるかを確認し、必要ならその送信元もSPFレコードに加える必要があります。公開前に自分でお問い合わせを何回か送ってみて、受信トレイと迷惑メールフォルダの両方を確認してください。

予約やお問い合わせを逃すとすぐにお客様を失ってしまう美容室・病院のような業種なら、メール1つだけに頼らず、SMSやメッセンジャーの通知も一緒に受け取る方法を制作会社と相談してみてください。

役割アドレスと個人アドレスはどう分ける？

お客様に伝えるアドレスは役割アドレスに、スタッフが使うアドレスは個人アドレスに分けると管理が楽になります。役割アドレスとは、info@・reservation@のように、担当する仕事を名前にしたアドレスです。

役割アドレスは、必ずしもアカウントを別に作らなくても、サービスの「エイリアス」や「グループ」機能で複数人が一緒に受け取れるようにできます。たとえば美容室なら、reservation@宛てのメールを院長とマネージャーが一緒に受け取れるようにしておけば、どちらかが休みの日でも予約メールを逃しません。

スタッフが辞めたら個人アカウントはすぐに停止し、必要なメールはオーナー様のアカウントに引き継いでください。管理者アカウントを最初からオーナー様が持っていれば、こうした整理をご自身でできます。

お店のメールアドレスを作るときによくある失敗は？

いちばんよくある失敗は、管理者アカウントを制作会社やスタッフの名義で作ってしまうことです。メールには取引先の情報やお客様の連絡先がたまっていくので、管理者は必ずオーナー様が担ってください。

ホームページの制作会社を変えてネームサーバーを移すときに、メールのレコードを入れ忘れる失敗も多いです。制作会社に任せるなら、次の点を事前に聞いておきましょう。

1つのメールアカウントのパスワードを複数のスタッフで共有するのも避けるべきです。誰がどのメールを送ったのかわからず、誰かが辞めるたびにパスワードを変えて全員に伝え直す必要があります。人ごとにアカウントを用意するか、グループアドレスを使うほうがすっきりします。

• メールサービスの管理者アカウントは誰の名義ですか？
• MX・SPF・DKIMのレコードをすべて入れてもらえますか？
• ホームページのお問い合わせフォームの通知も、このアドレスに届くようにしてもらえますか？
• 将来ネームサーバーを移すとき、メールのレコードも一緒に移してもらえますか？