店家信箱（網域信箱）

店家專屬信箱要怎麼申請？

店家信箱的做法是先加入郵件服務，再把該服務提供的郵件記錄（MX）填進網域的DNS，就建立完成了。再完成驗證網域所有權的步驟和防垃圾郵件設定，初次設定就結束了。

只要第一次設定好，之後就像一般信箱一樣，用手機App或電腦收發就可以了。新增員工或增加信箱地址，也都能在服務的管理畫面操作。

如果有往來廠商或客人一直用您的個人信箱聯絡，建立店家信箱後先不要馬上關掉個人信箱。一段時間內繼續回覆寄到個人信箱的聯絡，同時告知新信箱，慢慢轉移，聯絡才不會中斷。

1. 01決定要用的郵件服務，以老闆本人名義的管理員帳號註冊。
2. 02把服務提供的驗證用記錄（TXT）填進DNS，證明您是網域的擁有者。
3. 03填入郵件記錄（MX），並把以前用過的其他MX記錄整理掉。
4. 04新增SPF・DKIM記錄，減少信件掉進垃圾郵件匣。
5. 05建立hello@・reservation@這類要使用的信箱地址。
6. 06和Naver・Gmail等其他信箱互相收發看看，確認不會掉進垃圾郵件匣。
7. 07連接手機的郵件App，確認會收到通知。

店家信箱服務要怎麼選？

依使用人數、平常用的工具、需要的功能來挑選。例如Google Workspace適合習慣Gmail・Google雲端硬碟的店家，Naver Works則適合覺得類似Naver信箱的畫面比較順手的店家。

大多是依每位使用者（帳號）按月收費，免費額度和價格也經常調整。註冊前請直接確認最新的價目表和儲存空間。

像一個人經營的工作室這樣只需要收信的地方，也可以先用「轉寄」方式輕鬆開始，把寄到店家網址的信轉到個人信箱。不過回信時可能會顯示個人信箱地址，所以如果常和往來廠商通信，還是用正式的郵件服務比較好。

不管選哪個服務，管理員帳號一定要開啟兩步驟驗證。店家信箱帳號一旦被別人盜用，損害可能會擴散到店外，例如寄出假的匯款通知信給往來廠商或客人。

店家寄出的信為什麼會跑到垃圾郵件匣？

收信方的郵件服務如果找不到「這封信真的是那家店寄的」證據，就會把信丟進垃圾郵件匣。把這些證據寫在DNS裡的設定，就是SPF・DKIM・DMARC。

SPF是一份「我們店的信只從這些伺服器寄出」的名單，DKIM是每封信都會附上的電子簽章。DMARC則是事先訂好的規則，決定沒通過這兩項的信要怎麼處理。

Google要求所有寄信到Gmail的寄件者，至少設定SPF或DKIM其中一項；每天寄送超過5,000封的寄件者，則三項都必須設定。小店家也最好從一開始就把SPF和DKIM設好，比較安全。

設定是否正確，可以把自己寄出的信用Gmail帳號收下，點「顯示原始郵件」確認。SPF・DKIM項目旁邊顯示「PASS」就是正常。如果覺得困難，也可以請業者把這個畫面截圖給您看。

網站詢問表單的通知信為什麼收不到？

大多是因為寄出通知的一方「不是店家的郵件伺服器」，被收信方當成垃圾郵件過濾掉了。網站詢問表單通常是由網站伺服器或郵件發送服務代為寄信，如果這個發送來源不在SPF名單裡，就很容易被懷疑。

所以加上詢問表單時，要確認通知信是從哪裡寄出的，必要時把那個發送來源一起加進SPF記錄。上線前請自己送出幾次詢問，收件匣和垃圾郵件匣都要檢查。

如果是像美髮店・診所這種漏掉預約或詢問就會直接流失客人的行業，不要只靠電子郵件，也可以和業者討論同時接收簡訊或通訊軟體通知的方法。

職務信箱和個人信箱要怎麼區分？

告訴客人的信箱用職務信箱，員工使用的信箱用個人信箱，這樣分開比較好管理。職務信箱是像info@・reservation@這樣，用工作內容當名稱的信箱地址。

職務信箱不一定要另外開帳號，也可以用服務的「別名」或「群組」功能讓好幾個人一起收信。例如美髮店把寄到reservation@的信設定成院長和店長都會收到，就算其中一人休假，也不會漏掉預約信。

員工離職時，請立刻停用他的個人帳號，需要的信件轉到老闆的帳號接手。管理員帳號要從一開始就由老闆持有，才能自己處理這些事。

申請店家信箱時常犯哪些錯？

最常見的錯誤是用製作公司或員工的名義建立管理員帳號。信箱裡會累積往來廠商資料和客人的聯絡方式，所以管理員一定要由老闆擔任。

更換網站製作公司、搬移名稱伺服器時漏掉郵件記錄，也是很常見的錯誤。如果要交給業者處理，請先問清楚下面這些事。

也要避免好幾位員工共用同一個信箱帳號的密碼。這樣無法知道誰寄了哪封信，而且每次有人離職，都得更換密碼再重新告訴所有人。每人各給一個帳號，或使用群組信箱，會比較清楚。

• 郵件服務的管理員帳號是用誰的名義？
• MX・SPF・DKIM記錄都會幫我設定好嗎？
• 網站詢問表單的通知也會設定寄到這個信箱嗎？
• 之後搬移名稱伺服器時，郵件記錄也會一起搬過去嗎？