Корпоративная почта (почта на своём домене)

Как создать корпоративную почту?

Корпоративная почта создаётся так: вы подписываетесь на почтовый сервис и добавляете в DNS домена почтовую запись (MX), которую он сообщит. После подтверждения владения доменом и настройки защиты от спама первоначальная настройка завершена.

Достаточно один раз всё правильно настроить, а дальше пользоваться почтой как обычной — в приложении на телефоне или на компьютере. Добавлять сотрудников и новые адреса можно в панели управления сервиса.

Если партнёры или клиенты писали вам на личную почту, не закрывайте её сразу после создания корпоративной. Какое-то время отвечайте на письма, пришедшие на личный адрес, сообщая новый, и переходите постепенно — так связь не прервётся.

1. 01Выберите почтовый сервис и зарегистрируйте администраторский аккаунт на своё имя.
2. 02Добавьте в DNS проверочную запись (TXT) от сервиса, чтобы подтвердить, что домен принадлежит вам.
3. 03Добавьте почтовую запись (MX) и уберите прежние записи MX, которые использовались раньше.
4. 04Добавьте записи SPF · DKIM, чтобы письма реже попадали в спам.
5. 05Создайте нужные адреса, например hello@ · reservation@.
6. 06Обменяйтесь письмами с другими почтовыми сервисами, например Naver · Gmail, и проверьте, не попадают ли они в спам.
7. 07Подключите почту к приложению на телефоне и проверьте, приходят ли уведомления.

Какой почтовый сервис выбрать для бизнеса?

Выбирайте по числу пользователей, инструментам, к которым вы привыкли, и нужным функциям. Например, Google Workspace подойдёт тем, кто привык к Gmail · Google Диску, а Naver Works — тем, кому удобен интерфейс, похожий на почту Naver.

Обычно оплата взимается ежемесячно за каждого пользователя (аккаунт), а бесплатные лимиты и цены часто меняются. Перед подключением сами проверьте текущие тарифы и объём хранилища.

Если, как в мастерской с одним владельцем, нужно только получать письма, можно начать с простой «переадресации», когда письма на корпоративный адрес пересылаются на личную почту. Но при ответе может быть виден личный адрес, поэтому если вы часто переписываетесь с партнёрами, лучше полноценный почтовый сервис.

Какой бы сервис вы ни выбрали, обязательно включите двухэтапную аутентификацию для администраторского аккаунта. Если корпоративную почту захватят посторонние, ущерб может выйти за пределы бизнеса — например, партнёрам и клиентам начнут приходить поддельные письма с реквизитами для оплаты.

Почему письма с корпоративной почты попадают в спам?

Если почтовый сервис получателя не находит доказательств, что письмо действительно отправлено от вашего бизнеса, он отправляет его в спам. Эти доказательства записываются в DNS с помощью настроек SPF · DKIM · DMARC.

SPF — это список «наши письма отправляются только с этих серверов», а DKIM — электронная подпись на каждом письме. DMARC — правило, что делать с письмами, которые не прошли эти две проверки.

Google требует от всех отправителей писем на Gmail хотя бы одну из записей — SPF или DKIM, а от отправителей более 5 000 писем в день — все три. Даже небольшому заведению безопаснее с самого начала добавить SPF и DKIM.

Проверить настройки можно, получив своё письмо на аккаунт Gmail и нажав «Показать оригинал». Если рядом с SPF · DKIM написано «PASS», всё в порядке. Если сложно, попросите подрядчика прислать скриншот этого экрана.

Почему не приходят уведомления о заявках с сайта?

Чаще всего уведомления отправляет «не почтовый сервер вашего бизнеса», и почта получателя отсеивает их как спам. Письма из формы обратной связи обычно отправляет сервер сайта или сервис рассылки, и если этого отправителя нет в списке SPF, письмо вызывает подозрение.

Поэтому при подключении формы уточните, откуда отправляются уведомления, и при необходимости добавьте этого отправителя в запись SPF. Перед запуском сами отправьте несколько заявок и проверьте и «Входящие», и папку «Спам».

Если пропущенная запись или заявка сразу означает потерянного клиента, как в салонах или клиниках, не полагайтесь только на почту — обсудите с подрядчиком дополнительные уведомления по SMS или в мессенджере.

Как разделить адреса по ролям и личные адреса?

Управлять почтой проще, если адреса для клиентов сделать «ролевыми», а для сотрудников — личными. Ролевой адрес называется по задаче, например info@ · reservation@.

Для ролевого адреса не обязательно создавать отдельный аккаунт: с помощью функций «псевдоним» или «группа» письма могут получать сразу несколько человек. Например, в салоне письма на reservation@ могут получать и владелец, и администратор — тогда записи не теряются, даже когда кто-то выходной.

Когда сотрудник увольняется, сразу заблокируйте его личный аккаунт, а нужные письма перенесите в свой. Администраторский аккаунт должен с самого начала быть у вас — тогда вы сможете делать это сами.

Какие ошибки чаще всего совершают при создании корпоративной почты?

Самая частая ошибка — оформить администраторский аккаунт на веб-студию или сотрудника. В почте копятся данные партнёров и контакты клиентов, поэтому администратором обязательно должны быть вы.

Часто при смене веб-студии и переносе NS-серверов забывают перенести почтовые записи. Если поручаете это подрядчику, заранее задайте вопросы ниже.

Не стоит и пользоваться одним паролем от почты на нескольких сотрудников. Непонятно, кто какое письмо отправил, а при каждом увольнении придётся менять пароль и сообщать новый всем. Аккуратнее выдать каждому свой аккаунт или использовать групповой адрес.

• На чьё имя оформлен администраторский аккаунт почтового сервиса?
• Добавите ли вы все записи MX · SPF · DKIM?
• Настроите ли вы так, чтобы уведомления из формы на сайте приходили на этот адрес?
• Перенесёте ли вы почтовые записи, если позже понадобится перенести NS-серверы?