Kebijakan privasi

Apa saja yang wajib ditulis dalam kebijakan privasi?

Kebijakan privasi umumnya memuat apa · untuk apa · berapa lama · bersama siapa informasi ditangani, serta bagaimana pelanggan bisa mengecek dan menghapus informasinya sendiri. Item spesifiknya tercantum dalam UU Perlindungan Informasi Pribadi Korea (PIPA) dan ‘Pedoman Penyusunan Kebijakan Pemrosesan Informasi Pribadi’ dari Komisi Perlindungan Informasi Pribadi Korea (PIPC).

Pedoman penyusunan kadang berubah, jadi setiap kali membuat atau mengubahnya, sebaiknya cek versi terbaru di portal informasi pribadi. Tabel di bawah merangkum contoh item yang umum ditangani usaha kecil, dan tidak menggantikan nasihat hukum.

Kalimat kebijakan privasi sebaiknya ditulis dengan bahasa yang mudah dipahami pelanggan, bukan menyalin istilah hukum apa adanya. Jika ditulis seperti ‘Kami menerima kontak Anda untuk mengirim SMS konfirmasi reservasi’, pelanggan pun tenang meninggalkan informasinya.

Bagaimana cara membuat kebijakan privasi?

Kebijakan privasi dimulai dengan membuat daftar informasi yang benar-benar diterima situs web Anda, bukan menyalin dokumen situs lain.

Kebijakan privasi bukan dokumen yang selesai sekali tulis. Jika jalur pertukaran informasi berubah, misalnya menambah fitur reservasi atau mengganti penyedia SMS, kebijakan privasi juga harus ikut diubah.

Jika situs web kafe hanya punya formulir pertanyaan, kebijakan privasinya pun jadi singkat dan sederhana. Ingat: makin sedikit informasi yang diterima, makin sedikit pula yang perlu ditulis dan dijaga.

1. 01Temukan semua tempat di situs web yang menerima informasi pelanggan. (Formulir pertanyaan · reservasi · pendaftaran anggota · pesanan · newsletter)
2. 02Tulis item yang diterima dan tujuan pemakaiannya di tiap tempat.
3. 03Tetapkan masa penyimpanan per item. Cek juga apakah ada undang-undang lain yang mewajibkan penyimpanan catatan, seperti untuk toko online.
4. 04Buat daftar perusahaan yang diserahi pemrosesan informasi (hosting · pengiriman SMS · payment gateway · alat reservasi).
5. 05Cek apakah ada alat yang otomatis merekam informasi, seperti analitik pengunjung · piksel iklan.
6. 06Tulis kalimat per item sambil merujuk pedoman penyusunan dari PIPC.
7. 07Pasang tautannya di bagian paling bawah situs web, terpisah dari ketentuan lain, dan jika isinya berubah, simpan tanggal perubahan serta isi sebelumnya.

Apakah meminta persetujuan dan memublikasikan kebijakan privasi itu sama?

Tidak sama. Kebijakan privasi adalah dokumen informasi yang dipublikasikan agar bisa dilihat siapa saja, sedangkan persetujuan adalah prosedur menanyakan kepada pelanggan secara terpisah saat informasi diterima.

UU Perlindungan Informasi Pribadi Korea (PIPA) memuat dasar pemrosesan informasi pribadi selain persetujuan, misalnya jika diperlukan untuk membuat atau melaksanakan kontrak. Jadi tidak semua informasi memerlukan kotak centang persetujuan, tetapi sebaliknya ada juga kasus yang wajib meminta persetujuan terpisah, seperti SMS pemasaran.

Misalnya, jika kafe hanya mengirim SMS konfirmasi reservasi, informasi itu bisa dianggap diperlukan untuk reservasi; tetapi untuk mengirim kabar menu baru lewat SMS, umumnya diminta persetujuan terpisah untuk menerima informasi promosi. Untuk mengetahui situasi usaha Anda termasuk yang mana, cek panduan di portal informasi pribadi atau tanyakan ke ahli.

Apa yang ditulis jika informasi pribadi diserahkan ke perusahaan lain?

Menitipkan informasi ke perusahaan yang mengerjakan tugas usaha Anda, seperti pengiriman SMS, hosting situs web, atau pembayaran, disebut ‘penyerahan pemrosesan (outsourcing)’. Di kebijakan privasi, tulis nama perusahaan dan tugas yang diserahkan.

Memberikan informasi kepada perusahaan lain untuk tujuan mereka sendiri disebut ‘pemberian kepada pihak ketiga’ dan ditangani terpisah dari outsourcing. Selain itu, jika memakai layanan yang servernya di luar negeri, mungkin perlu menulis hal terkait transfer ke luar negeri, jadi cek di pedoman penyusunan.

Jika studio kerajinan menerima pendaftaran kelas sambil memakai alat reservasi dan layanan SMS notifikasi, kedua perusahaan itu dimasukkan ke daftar outsourcing. Jika berganti penyedia, kebijakan privasi juga harus diubah.

Apa kesalahan umum dalam kebijakan privasi?

Kesalahan paling umum adalah kebijakan privasi berbeda dengan situs web yang sebenarnya. Jika formulir pertanyaan ditambah kolom tanggal lahir tetapi kebijakannya tidak berubah, yang diberitahukan kepada pelanggan jadi tidak sesuai kenyataan.

Menyembunyikan kebijakan privasi di tempat yang sulit ditemukan juga harus dihindari. Peraturan menetapkan agar kebijakan dipublikasikan dengan cara yang mudah dicek pelanggan, misalnya terus dipasang di situs web.

• Mengambil kebijakan privasi perusahaan lain sehingga nama perusahaan itu masih tertinggal
• Tercantum item yang bahkan tidak diterima, seperti nomor induk kependudukan · alamat
• Masa penyimpanan hanya ditulis ‘selamanya’ atau ‘sampai berhenti menjadi anggota’ tanpa kriteria nyata
• Kontak penanggung jawab perlindungan tidak ada atau tidak bisa dihubungi
• Kebijakan privasi tidak diubah setelah memasang analitik pengunjung · piksel iklan
• Mewajibkan item yang sebenarnya tidak diperlukan untuk pertanyaan

Apa yang perlu diminta dari pembuat situs web?

Tanggung jawab akhir atas kebijakan privasi ada pada usaha yang menerima informasi, tetapi vendor paling tahu apa yang disimpan situs web dan bagaimana caranya. Karena itu, sebaiknya terima fakta teknis dari vendor lalu masukkan ke kebijakan privasi.

Meskipun vendor menuliskan draf kebijakan privasi, Anda tetap harus mengecek apakah isinya sesuai dengan operasional usaha. Sebab berapa lama catatan reservasi benar-benar disimpan dan siapa yang menjawab pertanyaan pelanggan diputuskan oleh usaha, bukan vendor.

Jika ada pertanyaan, Anda bisa mencari panduan dan materi di portal informasi pribadi. Laporan · konsultasi terkait pelanggaran informasi pribadi di Korea bisa dilakukan lewat nomor 118 tanpa kode area.

• Daftar item yang disimpan di tiap formulir situs web
• Daftar alat eksternal yang dipakai (analitik pengunjung · piksel iklan · peta · chat · pengiriman SMS)
• Di negara mana server dan data berada
• Apakah ada fitur yang otomatis menghapus informasi yang melewati masa penyimpanan
• Siapa yang bisa mengakses panel admin, dan apakah catatan aksesnya tersimpan
• Apakah bisa dipasang penjelasan singkat di samping formulir pertanyaan tentang apa yang diterima dan untuk apa