個人情報処理方針（プライバシーポリシー）

個人情報処理方針（プライバシーポリシー）には何を必ず書くべき？

処理方針には一般的に、何を・なぜ・どれくらいの期間・誰と一緒に扱うのか、そしてお客様が自分の情報をどう確認・削除できるのかを書きます。具体的な項目は、韓国の個人情報保護法と個人情報保護委員会（韓国）の「個人情報処理方針作成指針」に定められています。

作成指針は改訂されることがあるため、作成や修正のたびに個人情報ポータル（韓国）で最新版を確認するのがおすすめです。下の表は小さなお店がよく扱う項目を例として整理したもので、法律相談の代わりにはなりません。

処理方針の文章は、法律用語をそのまま書き写すより、お客様が理解しやすい言葉で書くほうがよいです。「予約確認のSMSを送るために連絡先をいただきます」のように書けば、お客様も安心して情報を入力できます。

個人情報処理方針はどうやって作ればいい？

処理方針は、ほかのサイトの文書を書き写すのではなく、自分のホームページが実際に受け取っている情報をリストにするところから始めます。

処理方針は一度書いたら終わりの文書ではありません。予約機能を新しく付けたり、SMSの送信業者を変えたりするなど、情報の流れが変わったら処理方針も一緒に直す必要があります。

カフェのホームページにお問い合わせフォームしかないなら、処理方針も短くシンプルになります。受け取る情報が少ないほど、書く内容も守るべきことも減ると覚えておいてください。

1. 01ホームページでお客様の情報を受け取る場所をすべて洗い出します。（お問い合わせフォーム・予約・会員登録・注文・ニュースレター）
2. 02場所ごとに、受け取る項目と利用目的を書き出します。
3. 03項目ごとに保管期間を決めます。ショッピングモールのように、ほかの法律で記録の保存が求められるケースがないかも確認します。
4. 04情報の処理を任せる業者（ホスティング・SMS送信・決済代行・予約ツール）をリストにします。
5. 05アクセス解析・広告ピクセルのように、自動で情報を記録するツールがないか確認します。
6. 06個人情報保護委員会の作成指針を見ながら、項目ごとの文章を書きます。
7. 07ホームページの一番下に、ほかの規約と区別できるようにリンクを置き、内容が変わったら修正日と以前の内容を残します。

個人情報の同意を取ることと、処理方針を公開することは同じ？

同じではありません。処理方針は誰でも見られるように公開する案内文書で、同意は情報を受け取るその場でお客様に別途たずねる手続きです。

韓国の個人情報保護法には、同意のほかにも、契約の締結や履行に必要な場合など、個人情報を処理できる根拠が定められています。そのため、すべての情報に同意のチェック欄が必要なわけではありませんが、逆に販促SMSのように別途同意を取らなければならない場合もあります。

たとえばカフェが予約確認のSMSだけを送るなら、予約のために必要な情報とみなせる余地がありますが、新メニューのお知らせをSMSで送るなら、広告目的の情報の受信同意を別に取るのが一般的です。自分のお店の状況がどれに当たるかは、個人情報ポータルのガイドを確認するか、専門家に相談してください。

個人情報をほかの業者に任せるときは何を書く？

SMS送信、ホームページのホスティング、決済のように、お店の業務を代わりに処理する業者に情報を任せることを「処理の委託」といいます。処理方針には、委託先の業者名と任せた業務を書きます。

ほかの会社が自社の目的で情報を使えるように渡すことは「第三者提供」にあたり、委託とは別に扱います。また、海外にサーバーがあるサービスを使う場合は、国外移転に関する内容を書く必要がある場合もあるので、作成指針で確認してください。

たとえば工房がクラスの申し込みを受けるのに予約ツールと通知SMSサービスを一緒に使うなら、両方の業者を委託先リストに載せる、という形です。業者を変えたら、処理方針も一緒に直す必要があります。

処理方針でよくあるミスは？

いちばんよくあるミスは、処理方針と実際のホームページが食い違っているケースです。お問い合わせフォームに誕生日の欄を新しく追加したのに処理方針がそのままだと、お客様に知らせた内容と実際がずれてしまいます。

処理方針を見つけにくい場所に隠しておくのも避けましょう。韓国の法令は、処理方針をホームページに継続して掲載するなど、お客様が簡単に確認できる方法で公開するよう定めています。

• ほかの会社の処理方針を流用し、その会社名がそのまま残っている
• 受け取ってもいない住民登録番号・住所などの項目が書かれている
• 保有期間を「永久」や「退会時まで」とだけ書き、実際の基準がない
• 保護責任者の連絡先がない、または連絡がつかない
• アクセス解析・広告ピクセルを付けたあと、処理方針を直していない
• お問い合わせに必ずしも必要ない項目まで必須にしている

ホームページの制作会社には何を依頼すればいい？

処理方針の最終的な責任は情報を受け取るお店にありますが、ホームページが何をどう保存しているかは制作会社がいちばんよく知っています。そのため、制作会社から技術的な事実を教えてもらい、処理方針に反映するのがよい方法です。

制作会社が処理方針の下書きを作ってくれる場合でも、内容が実際のお店の運営と合っているかはオーナー様が確認する必要があります。予約記録を実際にどれくらい保管するのか、誰がお客様のお問い合わせに答えるのかは、制作会社ではなくお店が決めることだからです。

わからない点は、個人情報ポータルでガイドや資料を探せます。個人情報の侵害に関する申告・相談は、韓国国内から局番なしの118で受け付けています。

• ホームページの各フォームで保存している項目のリスト
• 使っている外部ツールのリスト（アクセス解析・広告ピクセル・地図・チャット・SMS送信）
• サーバーとデータがどの国にあるか
• 保管期間を過ぎた情報を自動で削除する機能があるか
• 管理画面に誰がアクセスでき、アクセス記録が残るか
• お問い合わせフォームの横に、何をなぜ受け取るのか短い案内を入れてもらえるか