Sistem reservasi

Dengan cara apa saja reservasi online bisa diterima?

Reservasi online secara garis besar ada empat cara: reservasi lewat platform, reservasi di situs web sendiri, formulir permintaan reservasi, dan menghubungkan layanan reservasi eksternal. Bukan soal mana yang lebih baik; pilih berdasarkan dari mana pelanggan terutama datang dan seberapa rumit aturan reservasinya.

Formulir permintaan reservasi adalah cara pelanggan menulis jam yang diinginkan lalu Anda mengonfirmasi setelah mengecek. Lebih sederhana daripada reservasi real-time, tetapi jika konfirmasi terlewat, pelanggan harus menunggu, jadi tetapkan aturan membalas.

Untuk usaha yang jarang menerima reservasi seperti kafe, satu formulir ‘pertanyaan grup · sewa tempat’ mungkin sudah cukup daripada sistem reservasi. Sebaliknya, usaha yang menerima pelanggan per slot waktu seperti salon · studio kerajinan mendapat efek besar dari reservasi real-time.

Fitur apa yang wajib ada di sistem reservasi?

Fitur yang wajib ada tiga: ‘hanya menampilkan jam yang tersedia’, ‘notifikasi reservasi’, dan ‘penanganan pembatalan · perubahan’. Tanpa ketiganya, akhirnya harus dicek ulang lewat telepon sehingga keunggulan reservasi online hilang.

Berikutnya adalah pengaturan yang disesuaikan dengan cara operasional usaha. Jika Anda memilih item yang berlaku untuk usaha Anda dari daftar di bawah lalu menyampaikannya ke pembuat situs, pembicaraan penawaran harga dan jadwal jadi jauh lebih akurat.

Makin banyak fitur belum tentu makin baik. Makin banyak yang harus diatur, makin sulit pula Anda mengelolanya, jadi mulailah dari fitur yang benar-benar dibutuhkan operasional saat ini dan tambahkan saat perlu.

Jika tiap kelas punya kuota seperti di studio kerajinan, fitur yang menampilkan sisa tempat seperti ‘sisa 3 kursi’ sangat membantu. Pelanggan lebih mudah menentukan jadwal, dan telepon untuk menanyakan tempat pun berkurang.

• Pengaturan jam buka · hari libur · jam istirahat
• Satuan reservasi (30 menit, 1 jam, durasi per perawatan)
• Jumlah orang · kursi yang bisa diterima di jam yang sama
• Batas waktu reservasi (contoh: sampai pukul 18 sehari sebelumnya)
• Menerima terpisah per desainer · instruktur · ruangan
• Notifikasi konfirmasi reservasi · pengingat sehari sebelumnya (SMS · AlimTalk)
• Tampilan daftar · kalender reservasi untuk pemilik usaha

Dengan urutan apa sistem reservasi diterapkan?

Urutannya, sebelum memilih fitur, tulis dulu bagaimana Anda menerima reservasi lewat telepon · pesan saat ini. Aturan yang ada sekarang harus bisa dipindahkan apa adanya agar pelanggan maupun karyawan tidak bingung.

Langkah terakhir sangat penting. Pelanggan tetap tidak mengubah kebiasaan dalam semalam, jadi jika tautan reservasi juga diinformasikan lewat pengumuman di toko · SMS konfirmasi reservasi · profil Instagram, perpindahannya lebih cepat.

Di awal penerapan, kesalahan pengaturan bisa terjadi, misalnya reservasi masuk di hari libur. Jika beberapa minggu pertama Anda mengecek daftar reservasi setiap hari sambil menyempurnakan pengaturan, sistem cepat stabil.

1. 01Lihat catatan reservasi satu-dua bulan terakhir, lalu tulis hal yang sering ditanyakan pelanggan dan aturan reservasi (durasi, jumlah orang, batas waktu).
2. 02Tentukan cara yang dipakai: reservasi platform · reservasi situs web · formulir permintaan.
3. 03Rangkum aturan pembatalan · perubahan · no-show dalam kalimat.
4. 04Pilih hanya informasi yang benar-benar perlu diterima di formulir reservasi.
5. 05Tentukan siapa dan di mana notifikasi diterima saat reservasi masuk.
6. 06Sebelum rilis, minta karyawan dan kenalan benar-benar mencoba reservasi · pembatalan sebagai uji coba.
7. 07Selama satu-dua bulan pertama, terima juga reservasi telepon sambil perlahan beralih ke reservasi online.

Bagaimana menetapkan aturan pembatalan reservasi · no-show?

Cukup tetapkan dengan jelas dua hal: ‘sampai kapan bisa batal gratis’ dan ‘apa yang terjadi setelah itu’. Lalu tulis aturan itu di tempat yang bisa dilihat pelanggan sebelum menekan tombol reservasi.

‘Standar Penyelesaian Sengketa Konsumen’, pengumuman Komisi Persaingan Usaha Korea (KFTC), memuat standar pembatalan reservasi · denda untuk sebagian jenis usaha. Standar ini dipakai sebagai acuan penyelesaian sengketa jika tidak ada kesepakatan tersendiri antara Anda dan pelanggan, jadi disarankan mencari bagian untuk jenis usaha Anda.

Untuk menerima uang muka, diperlukan juga pembayaran online. Uang muka membantu mengurangi no-show tetapi bisa membebani pelanggan, jadi ada juga cara menerapkannya hanya pada reservasi yang rugi besar jika kosong, seperti grup · perawatan yang lama.

Bagaimana menerima informasi pribadi pelanggan di formulir reservasi?

Prinsipnya hanya menerima informasi yang benar-benar diperlukan untuk reservasi. Kebanyakan usaha cukup dengan nama (atau nama panggilan), kontak, dan isi reservasi; tanggal lahir atau alamat hanya diminta jika benar-benar perlu.

Item yang diterima · tujuan · masa penyimpanan ditulis di kebijakan privasi, dan ditautkan agar langsung terlihat di dekat formulir reservasi. Perlu tidaknya persetujuan terpisah berbeda per situasi, jadi disarankan mengecek panduan PIPC atau bertanya ke ahli.

SMS info reservasi dan SMS promosi seperti diskon · acara harus ditangani berbeda. Untuk mengirim informasi promosi, Anda harus meminta persetujuan penerimaan terpisah dari reservasi.

Catatan reservasi pun pada prinsipnya dihapus setelah masa yang diperlukan lewat. Tentukan kapan informasi reservasi lama dihapus, dan cek apakah bisa dihapus di panel admin.

Apa kesalahan umum pada sistem reservasi?

Kesalahan paling umum adalah membuka reservasi platform dan reservasi situs web bersamaan sehingga jam yang sama terisi dari dua sisi. Jika memakai keduanya, perlu aturan operasional, misalnya membagi jenis pelanggan atau layanan, atau memblokir satu sisi berdasarkan sisi lainnya.

Menerima notifikasi reservasi hanya lewat email satu orang pemilik juga berisiko. Jika notifikasi terlewat di hari sibuk, pelanggan datang mengira reservasinya berhasil, jadi tentukan cara notifikasi yang bisa dilihat bersama karyawan.

Tidak menguji layar reservasi di ponsel juga kesalahan umum. Sebagian besar pelanggan memesan lewat ponsel, jadi pastikan kalender pemilihan tanggal mudah ditekan di layar kecil.

Apa yang perlu ditanyakan ke pembuat situs soal sistem reservasi?

Saat menyerahkan sistem reservasi ke pembuat situs, cara tercepat adalah menunjukkan buku reservasi atau catatan yang Anda pakai sekarang apa adanya. Melihat catatan nyata mengurangi pengaturan yang terlewat dibanding menjelaskan aturan secara lisan.

• Apakah hari libur · jam istirahat · durasi per perawatan bisa diatur?
• Saat reservasi masuk, notifikasi datang lewat cara apa? (AlimTalk · SMS · email)
• Apakah pelanggan bisa membatalkan · mengubah reservasi sendiri?
• Apakah saya bisa melihat dan mengubah daftar reservasi dari ponsel?
• Apakah data reservasi bisa diunduh ke Excel atau format lain?