นโยบายความเป็นส่วนตัว

นโยบายความเป็นส่วนตัวต้องเขียนอะไรบ้าง

โดยทั่วไป นโยบายความเป็นส่วนตัวจะเขียนว่าจัดการข้อมูลอะไร · เพื่ออะไร · นานแค่ไหน · ร่วมกับใคร และลูกค้าตรวจดูและลบข้อมูลของตัวเองได้อย่างไร รายการโดยละเอียดอยู่ในกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของเกาหลี (PIPA) และ “แนวทางการจัดทำนโยบายความเป็นส่วนตัว” ของ Personal Information Protection Commission (PIPC) ของเกาหลี

แนวทางการจัดทำมีการเปลี่ยนแปลงเป็นครั้งคราว ทุกครั้งที่ทำหรือแก้ไข ควรตรวจฉบับล่าสุดใน Privacy Portal ของเกาหลี ตารางด้านล่างเป็นตัวอย่างรายการที่ร้านเล็กมักต้องจัดการ ไม่ได้ใช้แทนคำปรึกษาทางกฎหมาย

ประโยคในนโยบายควรเขียนด้วยภาษาที่ลูกค้าเข้าใจง่าย มากกว่าคัดลอกศัพท์กฎหมายมาตรง ๆ ถ้าเขียนว่า “ขอเบอร์ติดต่อเพื่อส่ง SMS ยืนยันการจอง” ลูกค้าก็สบายใจที่จะให้ข้อมูล

ทำนโยบายความเป็นส่วนตัวอย่างไร

นโยบายความเป็นส่วนตัวไม่ได้เริ่มจากการคัดลอกเอกสารของเว็บไซต์อื่น แต่เริ่มจากการทำรายการข้อมูลที่เว็บไซต์ของเราเก็บจริง

นโยบายความเป็นส่วนตัวไม่ใช่เอกสารที่เขียนครั้งเดียวแล้วจบ เมื่อเส้นทางของข้อมูลเปลี่ยน เช่น เพิ่มฟังก์ชันการจองใหม่ หรือเปลี่ยนบริษัทส่ง SMS ก็ต้องแก้นโยบายไปพร้อมกัน

ถ้าเว็บไซต์คาเฟ่มีแค่ฟอร์มติดต่อ นโยบายก็จะสั้นและเรียบง่าย จำไว้ว่ายิ่งเก็บข้อมูลน้อย สิ่งที่ต้องเขียนและสิ่งที่ต้องปฏิบัติก็ยิ่งน้อยลง

1. 01หาทุกจุดบนเว็บไซต์ที่เก็บข้อมูลลูกค้า (ฟอร์มติดต่อ · การจอง · สมัครสมาชิก · คำสั่งซื้อ · จดหมายข่าว)
2. 02เขียนรายการข้อมูลที่เก็บและวัตถุประสงค์ในการใช้ของแต่ละจุด
3. 03กำหนดระยะเวลาเก็บรักษาแยกตามรายการ ตรวจด้วยว่ามีกฎหมายอื่นกำหนดให้เก็บบันทึกไว้หรือไม่ เช่น กรณีร้านค้าออนไลน์
4. 04ทำรายการบริษัทที่มอบหมายให้ประมวลผลข้อมูล (โฮสติ้ง · ส่ง SMS · ผู้ให้บริการรับชำระเงิน · เครื่องมือรับจอง)
5. 05ตรวจว่ามีเครื่องมือที่บันทึกข้อมูลอัตโนมัติอย่างการวิเคราะห์ผู้เข้าชม · พิกเซลโฆษณาหรือไม่
6. 06เขียนประโยคแต่ละรายการโดยดูตามแนวทางการจัดทำของ PIPC
7. 07ใส่ลิงก์ไว้ท้ายสุดของเว็บไซต์ให้แยกจากข้อกำหนดอื่น และเมื่อเนื้อหาเปลี่ยน ให้เก็บวันที่แก้ไขและเนื้อหาเดิมไว้

การขอความยินยอมเรื่องข้อมูลส่วนบุคคลกับการเปิดเผยนโยบายความเป็นส่วนตัวคือเรื่องเดียวกันไหม

ไม่ใช่เรื่องเดียวกัน นโยบายความเป็นส่วนตัวคือเอกสารชี้แจงที่เปิดให้ทุกคนดูได้ ส่วนความยินยอมคือขั้นตอนที่ถามลูกค้าแยกต่างหากในตอนที่เก็บข้อมูล

กฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของเกาหลีกำหนดฐานในการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลไว้นอกเหนือจากความยินยอม เช่น กรณีที่จำเป็นต่อการทำหรือปฏิบัติตามสัญญา จึงไม่ใช่ทุกข้อมูลที่ต้องมีช่องติ๊กยินยอม แต่กลับกัน ก็มีกรณีที่ต้องขอความยินยอมแยก เช่น SMS ทางการตลาด

เช่น ถ้าคาเฟ่ส่งแค่ SMS ยืนยันการจอง ก็อาจมองได้ว่าเป็นข้อมูลที่จำเป็นต่อการจอง แต่ถ้าจะส่งข่าวเมนูใหม่ทาง SMS โดยทั่วไปต้องขอความยินยอมรับข้อมูลเชิงโฆษณาแยกต่างหาก สถานการณ์ของร้านคุณเข้าข่ายแบบไหน ให้ตรวจคู่มือใน Privacy Portal หรือถามผู้เชี่ยวชาญ

ถ้าฝากข้อมูลส่วนบุคคลไว้กับบริษัทอื่น ต้องเขียนอะไร

การฝากข้อมูลไว้กับบริษัทที่ทำงานแทนร้านเรา เช่น ส่ง SMS โฮสติ้งเว็บไซต์ การชำระเงิน เรียกว่า “การมอบหมายให้ประมวลผล” ในนโยบายให้เขียนชื่อบริษัทที่มอบหมายและงานที่มอบหมาย

การส่งข้อมูลให้บริษัทอื่นนำไปใช้เพื่อวัตถุประสงค์ของตัวเอง คือ “การเปิดเผยแก่บุคคลที่สาม” ซึ่งจัดการแยกจากการมอบหมาย และถ้าใช้บริการที่มีเซิร์ฟเวอร์อยู่ต่างประเทศ อาจต้องเขียนเรื่องการโอนข้อมูลไปต่างประเทศด้วย ให้ตรวจในแนวทางการจัดทำ

เช่น ถ้าร้านงานฝีมือรับสมัครคลาสโดยใช้ทั้งเครื่องมือรับจองและบริการ SMS แจ้งเตือน ก็ใส่ทั้งสองบริษัทไว้ในรายการผู้รับมอบหมาย ถ้าเปลี่ยนบริษัท ก็ต้องแก้นโยบายไปพร้อมกัน

ความผิดพลาดที่พบบ่อยในนโยบายความเป็นส่วนตัวมีอะไรบ้าง

ความผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดคือนโยบายกับเว็บไซต์จริงไม่ตรงกัน ถ้าเพิ่มช่องวันเกิดในฟอร์มติดต่อ แต่นโยบายยังเหมือนเดิม สิ่งที่แจ้งลูกค้ากับความเป็นจริงก็จะไม่ตรงกัน

ควรหลีกเลี่ยงการซ่อนนโยบายไว้ในที่ที่หายากด้วย กฎหมายกำหนดให้เปิดเผยนโยบายด้วยวิธีที่ลูกค้าตรวจดูได้ง่าย เช่น แสดงไว้บนเว็บไซต์อย่างต่อเนื่อง

• นำนโยบายของบริษัทอื่นมาใช้ จนชื่อบริษัทนั้นยังค้างอยู่
• มีรายการที่ไม่ได้เก็บจริงอย่างเลขประจำตัวประชาชน · ที่อยู่เขียนไว้
• เขียนระยะเวลาเก็บรักษาแค่ว่า “ตลอดไป” หรือ “จนกว่าจะยกเลิกสมาชิก” โดยไม่มีเกณฑ์จริง
• ไม่มีเบอร์ติดต่อผู้รับผิดชอบด้านการคุ้มครองข้อมูล หรือติดต่อไม่ได้
• ติดตั้งการวิเคราะห์ผู้เข้าชม · พิกเซลโฆษณาแล้วไม่แก้นโยบาย
• บังคับเก็บรายการที่ไม่จำเป็นต่อการติดต่อ

ควรขออะไรจากบริษัทรับทำเว็บไซต์บ้าง

ความรับผิดชอบสุดท้ายของนโยบายอยู่ที่ร้านซึ่งเป็นผู้เก็บข้อมูล แต่คนที่รู้ดีที่สุดว่าเว็บไซต์จัดเก็บอะไรอย่างไรคือบริษัท วิธีที่ดีจึงเป็นการขอข้อเท็จจริงทางเทคนิคจากบริษัทแล้วนำมาใส่ในนโยบาย

แม้บริษัทจะร่างนโยบายให้ คุณก็ต้องตรวจว่าเนื้อหาตรงกับการดำเนินงานจริงของร้าน เพราะจะเก็บประวัติการจองไว้นานเท่าไร หรือใครเป็นคนตอบคำถามลูกค้า เป็นเรื่องที่ร้านกำหนด ไม่ใช่บริษัท

ข้อสงสัยต่าง ๆ หาคู่มือและเอกสารได้ใน Privacy Portal ของเกาหลี การแจ้งเหตุ · ปรึกษาเรื่องการละเมิดข้อมูลส่วนบุคคลในเกาหลี โทรได้ที่ 118 โดยไม่ต้องกดรหัสพื้นที่

• รายการข้อมูลที่แต่ละฟอร์มบนเว็บไซต์จัดเก็บ
• รายการเครื่องมือภายนอกที่ใช้ (วิเคราะห์ผู้เข้าชม · พิกเซลโฆษณา · แผนที่ · แชต · ส่ง SMS)
• เซิร์ฟเวอร์และข้อมูลอยู่ในประเทศไหน
• มีฟังก์ชันลบข้อมูลที่พ้นระยะเวลาเก็บรักษาอัตโนมัติหรือไม่
• ใครเข้าหน้าผู้ดูแลได้บ้าง และมีการบันทึกประวัติการเข้าใช้หรือไม่
• ใส่คำชี้แจงสั้น ๆ ข้างฟอร์มติดต่อว่าเก็บอะไรเพราะอะไรได้หรือไม่