予約システム

オンライン予約はどんな方法で受け付けられますか？

オンライン予約の受け付け方は、大きく分けてプラットフォーム予約、ホームページ独自の予約、予約申込フォーム、外部予約サービスとの連携の4つです。どれが優れているというより、お客様が主にどこから来るのか、予約のルールがどれだけ複雑かで選べば大丈夫です。

予約申込フォームは、お客様が希望の時間を書いて送り、オーナー様が確認してから確定する方式です。リアルタイム予約よりシンプルですが、確定の連絡が漏れるとお客様を待たせてしまうので、返信のルールを決めておく必要があります。

カフェのように予約が少ないお店なら、予約システムより「団体・貸切のお問い合わせ」フォームが1つあれば十分なこともあります。反対に、美容室・工房のように時間単位でお客様を受け入れるお店では、リアルタイム予約の効果が大きくなります。

予約システムに必ず必要な機能は？

必ず必要な機能は、「予約できる時間だけを表示する」「予約の通知」「キャンセル・変更の処理」の3つです。この3つがないと、結局電話で確認し直すことになり、オンライン予約のメリットがなくなってしまいます。

その次は、お店の運営方法に合わせた設定です。下のリストから自分のお店に当てはまるものを選んで制作会社に伝えると、見積りやスケジュールの話がずっと正確になります。

機能は多ければよいわけではありません。設定項目が増えるとオーナー様も管理しにくくなるので、今の運営にどうしても必要な機能から始めて、必要になったら追加するほうがよいでしょう。

工房のようにクラスごとに定員があるなら、「残り3席」のように残りの数を表示する機能が役立ちます。お客様が日程を決めやすくなり、電話で空き状況を聞かれることも減ります。

• 営業時間・定休日・休憩時間の設定
• 予約の単位（30分、1時間、施術ごとの所要時間）
• 同じ時間に受け入れられる人数・席数
• 予約の締め切り（例：前日18時まで）
• デザイナー・講師・部屋ごとに分けた受け付け
• 予約確定・前日のお知らせ通知（SMS・アラートトーク）
• オーナー様用の予約一覧・カレンダー画面

予約システムはどんな順番で導入しますか？

機能を選ぶ前に、今電話・メッセージで予約をどう受けているかを書き出すのが最初のステップです。今のルールをそのまま移せてこそ、お客様もスタッフも迷わずに済みます。

特に大切なのが最後のステップです。常連のお客様はすぐには習慣を変えないので、店内の案内・予約確認のSMS・Instagramのプロフィールで予約リンクをあわせて案内すると、移行が早く進みます。

導入したばかりの頃は、設定ミスが起きることがあります。定休日に予約が入ってしまうといったケースですが、最初の数週間は毎日予約一覧を確認しながら設定を調整すれば、すぐに安定します。

1. 01直近1〜2か月の予約記録を見て、お客様からよく聞かれることと予約のルール（所要時間、人数、締め切り）を書き出します。
2. 02プラットフォーム予約・ホームページ予約・申込フォームのうち、どの方式を使うか決めます。
3. 03キャンセル・変更・ノーショーのルールを文章にまとめます。
4. 04予約フォームで受け取る情報は、本当に必要なものだけに絞ります。
5. 05予約が入ったら、誰がどこで通知を受け取るかを決めます。
6. 06公開前に、スタッフや知人に実際に予約・キャンセルをしてもらってテストします。
7. 07最初の1〜2か月は電話予約も並行して受けながら、少しずつオンライン予約へ移行します。

予約のキャンセル・ノーショーのルールはどう決めますか？

ルールは、「いつまでなら無料でキャンセルできるか」と「それ以降はどうなるか」の2つをはっきり決めれば大丈夫です。そして、そのルールを予約ボタンを押す前にお客様が見られる場所に書いておく必要があります。

公正取引委員会（韓国）の告示である「消費者紛争解決基準」には、一部業種の予約キャンセル・違約金の基準がまとめられています。この基準は、オーナー様とお客様の間で別に取り決めがない場合に紛争解決の目安として使われるので、自分の業種の項目を一度調べておくことをおすすめします。

予約金を受け取るには、オンライン決済もあわせて必要です。予約金はノーショーを減らすのに役立ちますが、お客様にとっては負担になることもあるので、団体・長時間の施術のように空きが出ると損失が大きい予約にだけ設定する方法もあります。

予約フォームでお客様の個人情報はどう受け取りますか？

予約にどうしても必要な情報だけを受け取るのが原則です。ほとんどのお店は、名前（またはニックネーム）、連絡先、予約内容があれば十分で、生年月日や住所は本当に必要なときだけ受け取ります。

受け取る項目・目的・保管期間は個人情報処理方針（プライバシーポリシー）に書いておき、予約フォームの近くからすぐ見られるようにリンクします。別途同意を取る必要があるかどうかは状況によって異なるので、個人情報保護委員会（韓国）の案内を確認するか、専門家に相談することをおすすめします。

予約のお知らせSMSと、割引・イベントのような広告SMSは分けて扱う必要があります。広告目的の情報を送るには、予約とは別に受信の同意を得ておかなければなりません。

予約記録も、必要な期間が過ぎたら削除するのが原則です。古い予約情報をいつ削除するか決めておき、管理画面から削除できるか確認しておきましょう。

予約システムでよくある失敗は？

いちばん多い失敗は、プラットフォーム予約とホームページ予約を両方開けておき、同じ時間に両方から予約が入ってしまうことです。両方使うなら、お客様の種類やサービスを分けるか、片方を基準にしてもう片方を止める運営ルールが必要です。

予約の通知をオーナー様1人のメールだけで受け取る設定にしておくのも危険です。忙しい日に通知を見落とすと、お客様は予約できたと思って来店してしまうので、スタッフと一緒に確認できる通知方法を決めておきましょう。

予約画面をスマホでテストしないのもよくある失敗です。お客様の大半はスマホで予約するので、日付選択のカレンダーが小さな画面でもきちんとタップできるか、必ず確認しましょう。

予約システムについて、制作会社に何を確認すればいいですか？

制作会社に予約システムを依頼するときは、今使っている予約台帳やメモをそのまま見せるのがいちばんの近道です。ルールを口で説明するより、実際の記録を見てもらうほうが設定の漏れが減ります。

• 定休日・休憩時間・施術ごとの所要時間を設定できますか？
• 予約が入ったら、どんな方法で通知が届きますか？（アラートトーク・SMS・メール）
• お客様が自分で予約をキャンセル・変更できますか？
• オーナー様がスマホで予約一覧を見て修正できますか？
• 予約データをExcelなどでダウンロードできますか？