ระบบจองออนไลน์

รับจองออนไลน์ได้ด้วยวิธีไหนบ้าง

การรับจองออนไลน์แบ่งใหญ่ ๆ ได้ 4 วิธี คือ การจองผ่านแพลตฟอร์ม การจองบนเว็บไซต์ของร้านเอง ฟอร์มขอจอง และการเชื่อมบริการจองภายนอก ไม่ได้มีแบบไหนดีกว่ากัน ให้เลือกตามว่าลูกค้าเข้ามาจากไหนเป็นหลัก และกฎการจองซับซ้อนแค่ไหน

ฟอร์มขอจองคือวิธีที่ลูกค้าเขียนเวลาที่ต้องการส่งมา แล้วคุณตรวจสอบก่อนยืนยัน ง่ายกว่าการจองแบบเรียลไทม์ แต่ถ้าพลาดการติดต่อยืนยัน ลูกค้าจะต้องรอ จึงต้องตั้งกฎการตอบกลับไว้

ร้านที่การจองมีไม่บ่อยอย่างคาเฟ่ อาจใช้แค่ฟอร์ม “สอบถามการจองกลุ่ม · เช่าสถานที่” ฟอร์มเดียวก็พอ ไม่ต้องมีระบบจอง กลับกัน ร้านที่รับลูกค้าเป็นช่วงเวลาอย่างร้านทำผม · ร้านงานฝีมือ การจองแบบเรียลไทม์ได้ผลมาก

ระบบจองต้องมีฟังก์ชันอะไรบ้าง

ฟังก์ชันที่ขาดไม่ได้มี 3 อย่าง คือ “แสดงเฉพาะเวลาที่ว่าง” “แจ้งเตือนการจอง” และ “จัดการการยกเลิก · เปลี่ยนแปลง” ถ้าไม่มี 3 อย่างนี้ สุดท้ายก็ต้องโทรยืนยันอีก ข้อดีของการจองออนไลน์ก็หายไป

ถัดมาคือการตั้งค่าให้เข้ากับวิธีดำเนินงานของร้าน เลือกรายการที่ตรงกับร้านคุณจากด้านล่างแล้วส่งให้บริษัทรับทำเว็บไซต์ การคุยเรื่องใบเสนอราคาและกำหนดเวลาจะแม่นยำขึ้นมาก

ฟังก์ชันเยอะไม่ได้แปลว่าดี ยิ่งต้องตั้งค่าเยอะ คุณก็ยิ่งดูแลยาก จึงควรเริ่มจากฟังก์ชันที่จำเป็นต่อการดำเนินงานตอนนี้ แล้วค่อยเพิ่มเมื่อจำเป็น

ถ้าแต่ละคลาสมีจำนวนที่นั่งจำกัดอย่างร้านงานฝีมือ ฟังก์ชันแสดงจำนวนที่เหลือ เช่น “เหลือ 3 ที่” จะช่วยได้ ลูกค้าตัดสินใจเรื่องวันเวลาง่ายขึ้น และการโทรมาถามที่ว่างก็ลดลง

• ตั้งค่าเวลาเปิดทำการ · วันหยุด · ช่วงพักเบรก
• หน่วยการจอง (30 นาที 1 ชั่วโมง เวลาที่ใช้ตามบริการ)
• จำนวนคน · ที่นั่งที่รับได้ในเวลาเดียวกัน
• เวลาปิดรับจอง (เช่น ถึง 18:00 น. ของวันก่อนหน้า)
• รับจองแยกตามช่างผม · ผู้สอน · ห้อง
• การแจ้งเตือนยืนยันการจอง · แจ้งเตือนวันก่อนนัด (SMS · AlimTalk)
• หน้ารายการจอง · ปฏิทินสำหรับเจ้าของร้าน

นำระบบจองมาใช้ตามลำดับไหน

ก่อนเลือกฟังก์ชัน ลำดับที่ถูกคือเขียนก่อนว่าตอนนี้รับจองทางโทรศัพท์ · ข้อความอย่างไร ต้องย้ายกฎปัจจุบันมาได้ทั้งหมด ลูกค้าและพนักงานจึงจะไม่สับสน

ขั้นตอนสุดท้ายสำคัญเป็นพิเศษ ลูกค้าประจำไม่เปลี่ยนนิสัยในชั่วข้ามคืน ถ้าแจ้งลิงก์จองไว้ในป้ายในร้าน · SMS ยืนยันการจอง · โปรไฟล์ Instagram ด้วย ลูกค้าจะย้ายมาใช้เร็วขึ้น

ช่วงเริ่มใช้อาจมีการตั้งค่าผิดพลาด เช่น มีการจองเข้ามาในวันหยุด ถ้าช่วงไม่กี่สัปดาห์แรกตรวจรายการจองทุกวันแล้วปรับการตั้งค่า ระบบก็จะเข้าที่ในไม่ช้า

1. 01ดูประวัติการจองช่วง 1–2 เดือนล่าสุด แล้วเขียนสิ่งที่ลูกค้าถามบ่อยและกฎการจอง (เวลาที่ใช้ จำนวนคน เวลาปิดรับ)
2. 02กำหนดว่าจะใช้วิธีไหน ระหว่างการจองผ่านแพลตฟอร์ม · การจองบนเว็บไซต์ · ฟอร์มขอจอง
3. 03เรียบเรียงกฎการยกเลิก · เปลี่ยนแปลง · ไม่มาตามนัด (No-show) เป็นประโยค
4. 04เลือกข้อมูลที่จะเก็บในฟอร์มจองเฉพาะที่จำเป็นจริง ๆ
5. 05กำหนดว่าเมื่อมีการจองเข้ามา ใครจะได้รับแจ้งเตือน ผ่านช่องทางไหน
6. 06ก่อนเปิดใช้ ให้พนักงานและคนรู้จักลองจอง · ยกเลิกจริงเพื่อทดสอบ
7. 071–2 เดือนแรก รับจองทางโทรศัพท์ควบคู่ไปด้วย แล้วค่อย ๆ ย้ายมาเป็นการจองออนไลน์

ตั้งกฎการยกเลิกการจอง · การไม่มาตามนัดอย่างไร

แค่กำหนด 2 เรื่องให้ชัด คือ “ยกเลิกฟรีได้ถึงเมื่อไร” และ “หลังจากนั้นจะเป็นอย่างไร” แล้วต้องเขียนกฎนั้นไว้ในจุดที่ลูกค้าเห็นก่อนกดปุ่มจอง

ประกาศ “เกณฑ์การระงับข้อพิพาทผู้บริโภค” ของ Korea Fair Trade Commission (KFTC) มีเกณฑ์การยกเลิกการจอง · ค่าปรับของบางธุรกิจรวบรวมไว้ เกณฑ์นี้ใช้เป็นหลักในการระงับข้อพิพาทเมื่อคุณกับลูกค้าไม่ได้ตกลงกันไว้เป็นพิเศษ จึงแนะนำให้ลองหารายการของธุรกิจคุณดูสักครั้ง

ถ้าจะเก็บเงินมัดจำการจอง ต้องมีการชำระเงินออนไลน์ด้วย เงินมัดจำช่วยลดการไม่มาตามนัด แต่ก็อาจเป็นภาระของลูกค้า อีกวิธีคือเก็บเฉพาะการจองที่เสียหายมากถ้ามีที่ว่าง เช่น การจองกลุ่ม · บริการที่ใช้เวลานาน

ฟอร์มจองควรเก็บข้อมูลส่วนบุคคลของลูกค้าอย่างไร

หลักการคือเก็บเฉพาะข้อมูลที่จำเป็นต่อการจอง ร้านส่วนใหญ่ใช้แค่ชื่อ (หรือชื่อเล่น) เบอร์ติดต่อ และรายละเอียดการจองก็พอ ส่วนวันเกิดหรือที่อยู่ให้เก็บเฉพาะเมื่อจำเป็นจริง ๆ

เขียนรายการที่เก็บ · วัตถุประสงค์ · ระยะเวลาเก็บรักษาไว้ในนโยบายความเป็นส่วนตัว และใส่ลิงก์ให้เห็นได้ทันทีใกล้ ๆ ฟอร์มจอง ต้องขอความยินยอมแยกหรือไม่ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ จึงแนะนำให้ตรวจคำแนะนำของ Personal Information Protection Commission (PIPC) ของเกาหลี หรือถามผู้เชี่ยวชาญ

SMS แจ้งการจองกับ SMS โฆษณาอย่างส่วนลด · โปรโมชันต้องจัดการต่างกัน ถ้าจะส่งข้อมูลเชิงโฆษณา ต้องขอความยินยอมรับข้อความแยกจากการจอง

ประวัติการจองก็เช่นกัน หลักการคือลบเมื่อพ้นระยะเวลาที่จำเป็น กำหนดไว้ว่าจะลบข้อมูลการจองเก่าเมื่อไร และตรวจไว้ว่าลบได้จากหน้าผู้ดูแลหรือไม่

ความผิดพลาดที่พบบ่อยเรื่องระบบจองมีอะไรบ้าง

ความผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดคือเปิดทั้งการจองผ่านแพลตฟอร์มและการจองบนเว็บไซต์ไว้พร้อมกัน แล้วเวลาเดียวกันถูกจองจากทั้งสองฝั่ง ถ้าใช้ทั้งสองอย่าง ต้องมีกฎการดำเนินงาน เช่น แบ่งตามประเภทลูกค้าหรือบริการ หรือยึดฝั่งหนึ่งเป็นหลักแล้วปิดอีกฝั่ง

การตั้งให้รับแจ้งเตือนการจองทางอีเมลของคุณคนเดียวก็มีความเสี่ยง ถ้าวันที่ยุ่งแล้วพลาดการแจ้งเตือน ลูกค้าจะคิดว่าจองได้แล้วจึงเดินทางมา จึงควรกำหนดวิธีแจ้งเตือนที่พนักงานดูได้ด้วย

การไม่ทดสอบหน้าจองบนมือถือก็เป็นความผิดพลาดที่พบบ่อย ลูกค้าส่วนใหญ่จองผ่านมือถือ จึงต้องตรวจให้แน่ว่าปฏิทินเลือกวันกดได้ดีบนหน้าจอเล็ก

เรื่องระบบจอง ควรถามบริษัทรับทำเว็บไซต์อะไรบ้าง

เวลาฝากบริษัททำระบบจอง วิธีที่เร็วที่สุดคือเอาสมุดจองหรือบันทึกที่ใช้อยู่ให้ดูตรง ๆ การดูบันทึกจริงช่วยลดการตั้งค่าตกหล่นได้มากกว่าการอธิบายกฎด้วยคำพูด

• ตั้งค่าวันหยุด · ช่วงพักเบรก · เวลาที่ใช้แยกตามบริการได้หรือไม่
• เมื่อมีการจองเข้ามา จะแจ้งเตือนด้วยวิธีไหน (AlimTalk · SMS · อีเมล)
• ลูกค้ายกเลิก · เปลี่ยนการจองเองได้หรือไม่
• คุณดูและแก้ไขรายการจองจากมือถือได้หรือไม่
• ดาวน์โหลดข้อมูลการจองเป็น Excel ได้หรือไม่