預約系統

線上預約有哪些方式可以選？

線上預約大致分成四種方式：平台預約、網站自建預約、預約申請表單，以及連結外部預約服務。沒有哪一種一定比較好，要看客人主要從哪裡進來，以及預約規則有多複雜來挑選。

預約申請表單是客人填寫想要的時間送出，老闆確認後再確定的方式。比即時預約簡單，但如果漏掉確認聯絡，客人就會一直等，所以要先定好回覆規則。

像咖啡廳這種很少有人預約的店，與其做預約系統，一個「團體・包場詢問」表單可能就夠了。相反地，美髮店・工作室這種以時段接客的店家，即時預約的效果就很明顯。

預約系統一定要有哪些功能？

一定要有的功能是「只顯示可預約的時段」、「預約通知」、「取消・變更處理」這三項。少了這三項，最後還是得打電話再確認，線上預約的好處就沒了。

接下來是配合店家經營方式的設定。從下面的清單挑出符合自己店的項目交給製作公司，談報價和時程時會精準很多。

功能不是越多越好。要設定的東西一多，老闆自己也很難管理，建議先從目前經營一定需要的功能開始，有需要再慢慢加。

像工作室這樣每堂課有名額限制的話，顯示「剩3個名額」這類剩餘數量的功能會很有幫助。客人比較好決定時間，打電話來問還有沒有位子的情況也會變少。

• 營業時間・公休日・休息時段設定
• 預約單位（30分鐘、1小時、依服務項目的所需時間）
• 同一時段可接待的人數・座位數
• 預約截止時間（例如：前一天18點前）
• 依設計師・講師・房間分開接受預約
• 預約確認・前一天提醒通知（簡訊・KakaoTalk通知訊息）
• 老闆用的預約清單・行事曆畫面

預約系統要依什麼順序導入？

在挑功能之前，先把目前怎麼用電話・訊息接受預約寫下來，這才是正確的順序。能把現在的規則原封不動搬過去，客人和員工才不會搞混。

尤其是最後一個步驟很重要。老客人不會一夜之間改變習慣，在店內告示・預約確認簡訊・Instagram個人檔案上一併提供預約連結，轉移的速度會快很多。

導入初期難免會有設定失誤，例如公休日還有人預約進來。前幾週每天看一下預約清單、慢慢調整設定，很快就會穩定下來。

1. 01看看最近一兩個月的預約紀錄，寫下客人常問的問題和預約規則（所需時間、人數、截止時間）。
2. 02決定要用平台預約・網站預約・申請表單中的哪一種方式。
3. 03把取消・變更・爽約（No-show）的規則整理成文字。
4. 04預約表單要收集的資訊，只挑真正必要的。
5. 05決定有預約進來時，由誰、在哪裡收到通知。
6. 06上線前請員工和親友實際預約・取消看看，做個測試。
7. 07前一兩個月電話預約也照常接受，再慢慢轉移到線上預約。

預約取消・爽約規則要怎麼訂？

規則只要把「什麼時候以前可以免費取消」和「超過之後會怎麼處理」這兩點講清楚就好。而且這些規則要寫在客人按下預約按鈕前就看得到的地方。

韓國公平交易委員會公告的《消費者爭議解決標準》裡，整理了部分行業的預約取消・違約金標準。這套標準會在老闆和客人之間沒有另外約定時，作為解決爭議的依據，建議找一下自己行業的項目看看。

想收訂金的話，就需要一併搭配線上付款。訂金有助於減少爽約，但也可能讓客人有負擔，所以也可以只針對團體・長時間服務這類一旦空出來損失就很大的預約收取。

預約表單要怎麼收集客人的個人資料？

原則是只收集預約一定需要的資訊。大部分店家只要有姓名（或暱稱）、聯絡方式和預約內容就夠了，出生日期或地址只有在真的需要時才收集。

收集的項目・目的・保存期限要寫在隱私權政策裡，並在預約表單旁邊放上連結，讓客人馬上看得到。是否需要另外取得同意要視情況而定，建議參考個人資料保護委員會的說明，或請專家確認。

預約通知簡訊和折扣・活動這類廣告簡訊要分開處理。如果要傳送廣告性質的資訊，必須在預約之外另外取得接收同意。

預約紀錄過了必要的期間也應該刪除，這是原則。請先決定舊的預約資料什麼時候刪除，並確認管理後台能不能刪除。

預約系統常見的錯誤有哪些？

最常見的錯誤是平台預約和網站預約同時開放，結果同一個時段兩邊都被訂走。如果兩種都要用，就需要訂出經營規則，例如依客人類型或服務分開，或是以一邊為準、把另一邊的時段關掉。

預約通知只寄到老闆一個人的電子信箱也很危險。忙碌的日子一漏看通知，客人以為預約成功就上門了，所以請設定能和員工一起看到的通知方式。

沒有用手機測試預約畫面，也是常見的錯誤。大多數客人都是用手機預約，一定要確認選日期的日曆在小螢幕上也好按。

預約系統要問製作公司哪些問題？

把預約系統交給製作公司時，直接給對方看目前在用的預約本或筆記是最快的。比起口頭說明規則，看實際紀錄更不容易漏掉設定。

• 可以設定公休日・休息時段・各服務項目的所需時間嗎？
• 有預約進來時，會用什麼方式通知？（KakaoTalk通知訊息・簡訊・電子郵件）
• 客人可以自己取消・變更預約嗎？
• 老闆可以在手機上查看並修改預約清單嗎？
• 預約資料可以下載成Excel等格式嗎？